Einfach erklärt: Die Welt der Lohnkosten
Begriffe, Inhalte, Zusammenhänge: In kleinen mittelständischen Unternehmen sind die Lohnkosten der größte Kostenblock und zugleich ein Buch mit sieben Siegeln. Hier möchten wir aufklären und eine Wissensbasis schaffen für unsere Zusammenarbeit. Tauchen Sie ein in die wichtigsten Fragen und Antworten zu Nettolohnoptimierung, Mitarbeiter Benefits und steuerfreien Zuschüssen.
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Was sind Lohnkosten?
Die Lohnkosten sind der größte Kostenblock im Unternehmen, auch der größte Kostentreiber. Zu den Lohnkosten gehören der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt der Arbeitnehmer, die gesetzlichen und freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers, die Ausgaben für Umlagen sowie die Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Um die Gesamtheit des Themas abzubilden, wird oft auch von Personalkosten gesprochen.
Wie setzen sich Lohnkosten zusammen?
Zu den Lohnkosten zählen: • Der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Arbeitnehmers • Die gesetzlichen Leistungen des Arbeitgebers (Sozialversicherungsbeiträge) • Die freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers (80+ steuerfreie Bausteine) • Die Ausgaben für Umlagen (U1-U3) • Die Beiträge an die Berufsgenossenschaft
Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Erfolgt die Bezahlung eines Arbeitnehmers nach Stunden, spricht man vom Lohn (auch: Stundenlohn). Die Höhe des monatlich gezahlten Lohns hängt davon ab, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Erfolgt die monatliche Bezahlung in Höhe einer festen Summe, spricht man von Gehalt bzw. Monatsgehalt.
Was ist der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt?
Der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt ist das Arbeitsentgelt, das einem Arbeitnehmer auf Basis seines Arbeitsvertrags zusteht. Gemeint ist der Geldbetrag, von dem die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge noch nicht abgezogen sind. Man nennt dieses Brutto auch Arbeitnehmerbrutto.
Was ist der Nettolohn bzw. das Nettogehalt?
Der Nettolohn bzw. das Nettogehalt ist der Geldbetrag, den ein Arbeitnehmer nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben auf sein Bankkonto überwiesen bekommt. Vereinfacht: Bruttolohn minus Steuern und Sozialabgaben = Nettolohn.
Was ist das Arbeitgeberbrutto?
Die Gesamtkosten für einen Arbeitnehmer sind das Arbeitgeberbrutto. Es ist die Summe aller Lohnkosten, die im Zusammenhang mit einem Arbeitnehmer entsteht. In der Regel beträgt das Arbeitgeberbrutto etwa das 1,7-fache des Arbeitnehmerbruttos.
Was beeinflusst die Lohnkosten?
Drei Hauptfaktoren beeinflussen die Lohnkosten: • Gesetzliche Vorgaben (Mindestlohn, Sozialabgaben, Lohnkosten-Optimierung) • Tarifverträge (besonders in Großunternehmen) • Branchenüblichkeit (Vergleich zu anderen Unternehmen)
Was sind Lohnnebenkosten?
Die Lohnnebenkosten sind die Ausgaben eines Arbeitgebers, die zusätzlich zum Bruttolohn anfallen. Sie setzen sich aus 4 Posten zusammen: 1. Sozialabgaben des Arbeitgebers 2. Kosten für Aus- und Weiterbildung 3. Sonstige Aufwendungen (Berufsbekleidung, Anwerbungskosten) 4. Abgaben auf die Lohn-/Gehaltssumme
Welche Lohnformen gibt es?
Es gibt folgende Lohnformen (auch: Entgeltformen): • Gehalt • Zeitlohn • Stundenlohn • Honorar • Prämienlohn • Unternehmerlohn • Gewinnbeteiligung
Welche Lohnarten gibt es?
Die wichtigsten Lohnarten in der Buchhaltung sind: • Bruttolohn • Nettolohn • Sozialabgaben • Lohnsteuern • Überstundenzuschläge • Sonderzahlungen • Fahrgelder • Provisionen • Dienstwagen • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Wie wird die gesamte Höhe der Lohnkosten berechnet?
Die Formel zur Berechnung der gesamten Lohnkosten lautet: Bruttolöhne bzw. Bruttogehälter × 1,7 = Tatsächliche gesamte Höhe der Lohnkosten Dabei werden alle gezahlten Löhne und Gehälter plus alle arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge, freiwilligen Leistungen und sonstigen Kosten addiert.
Was ist mit Lohnkosten-Optimierung gemeint?
Lohnkosten lassen sich gesetzeskonform so gestalten, dass Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto erhalten, während der Arbeitgeber seine Abgabenlast senkt. Die Hebel sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum Lohn gewährt werden. 80+ Bausteine aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht stehen zur Verfügung.
Welche Möglichkeiten der Lohnkosten-Optimierung gibt es?
Beispiele für Optimierungs-Bausteine: • Fahrtkostenzuschuss (30 Cent/km steuerfrei) • Tankgutscheine (50€/Monat steuerfrei) • E-Bikes (steuerfrei bis 2030) • Aufmerksamkeiten (60€/Anlass) • Smartphones/Tablets zur Privatnutzung • Betriebliche Altersvorsorge (bis 3.624€/Jahr beitragsfrei) • Kinderbetreuung (volle Kostenübernahme) • Gesundheitsförderung (600€/Jahr) • Erholungsbeihilfen (156€/Jahr) • Essenszuschüsse (7,23€/Tag)
Wie funktioniert die Lohnkosten-Optimierung?
Die Lohnkosten-Optimierung erhöht den Nettolohn der Arbeitnehmer, ohne das Brutto zu erhöhen. Basis sind freiwillige zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers - steuerfreie oder begünstigte Zuschüsse. 80+ Bausteine stehen gesetzeskonform zur Verfügung. Der Arbeitgeber spart dabei ebenfalls Steuern und Sozialabgaben.
Was sind die Vorteile der Lohnkosten-Optimierung?
Die Vorteile im Überblick: • Bessere Mitarbeiterbindung durch mehr Netto • Leichtere Mitarbeitergewinnung • Mehr Liquidität fürs Unternehmen • Prüfsicherheit bei Betriebsprüfungen • Zufriedenere Mitarbeiter • Mehr Lohngerechtigkeit • Souveränität im Umgang mit Lohnfragen • Wettbewerbsvorteil am Markt
Hat die Lohnkosten-Optimierung Nachteile?
Nein, die Lohnkosten-Optimierung hat keine Nachteile. Wichtig ist die professionelle Durchführung durch Experten wie Personaldiamant, die alles umfassend dokumentieren. Eventuelle Nachteile bei Sozialversicherungsansprüchen können durch den Baustein "sozialversicherungsrechtliche Besserstellung" kompensiert werden.
Welche Vorteile haben Sachbezüge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Vorteile für Arbeitgeber: Bis 50€ keine Sozialversicherungsbeiträge, durch Pauschalsteuer von 25% sind alle Abgaben abgegolten. Vorteile für Arbeitnehmer: Sachbezug in voller Höhe ohne Abzüge, Ersparnis von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.
Welche Bausteine gehören nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt?
Laut Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV §1 Nr. 1) gehören nicht zum Arbeitsentgelt: "Einmalige Einnahmen, laufende Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse sowie ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, soweit sie lohnsteuerfrei sind."
Ist der Baustein "sozialversicherungsrechtliche Besserstellung" ein Sachbezug?
Die Beiträge für die Kompensation geminderter Sozialversicherungsanwartschaften entsprechen geldwerten Vorteilen, sind aber kein Sachbezug. Der Beitrag für die Rentenversicherung entspricht einem der 5 Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge und ist in den gesetzlichen Grenzen steuer- und beitragsfrei.
Müssen die Internetkosten für jeden Mitarbeiter nachgewiesen werden?
Laut BMF kann der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die Internetnutzung pauschal versteuern, soweit dieser 50€/Monat nicht übersteigt. Die Erklärung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Zur 50€-Pauschale gehören Providerkosten und Equipment.
Wie hoch ist der Dokumentationsaufwand beim Essenszuschuss?
Bei Einhaltung der gesetzlichen Grenze von 15 Zuschüssen pro Monat pro Mitarbeiter gibt es kaum Verwaltungsaufwand. Diese 15 Zuschüsse dürfen ohne Nachweis gewährt werden. Die Lohnabrechnung erfolgt dann monatlich gleichbleibend.
Welche Anbieter für Restaurantschecks gibt es?
Aktuell bieten z.B. die Firmen Edenred oder Pluxee Restaurantschecks an.
Wie ist der Ablauf bei der Bestellung von Restaurantschecks?
Am Beispiel Edenred: 1. Arbeitgeber bestimmt Gutscheinanzahl und -höhe 2. Gutscheine werden sortiert nach Namen versandt 3. Mitarbeiter lösen Gutscheine bei Akzeptanzpartnern ein 4. Arbeitgeber erhält Abrechnung für Finanzbuchhaltung 5. Monatlich gleiche Buchung in der Lohnrechnung
Was muss bei Mitarbeitern im Homeoffice beachtet werden?
Auch Mitarbeiter im Homeoffice können die Restaurantschecks nutzen.
Was muss bei Teilzeitmitarbeitern beachtet werden?
Die Anzahl der Essenschecks muss auf die reguläre Anzahl der Arbeitstage angepasst werden. Beispiel: Mitarbeiter mit 3 Arbeitstagen pro Woche können ohne Nachweis 9 Restaurantschecks pro Monat erhalten.
Ich will meine Mitarbeiter bei ihrer Gesundheit unterstützen. Was kann ich tun?
Arbeitgeber können Zuschüsse zur Gesundheitsförderung zahlen oder selbst Leistungen erbringen. Der Freibetrag beträgt 600€ jährlich pro Mitarbeiter. Details sind über die Finanzverwaltung geregelt.
Was muss bei der Gesundheitsförderung beachtet werden?
Steuerfrei sind: • Zertifizierte Präventionskurse (Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung, Suchtprävention) • Sonstige Maßnahmen im Rahmen eines betrieblichen Gesundheitsförderungsprozesses nach "Leitfaden Prävention" Unterkunfts- und Verpflegungskosten sind nicht übernahmefähig.
Wo finde ich zertifizierte Präventionskurse?
Eine Suchfunktion für Kurse in der jeweiligen Region finden Sie auf der Webseite des GKV-Spitzenverbandes unter "Service" → "Präventionskurse".
Gibt es eine Faustformel für die sozialversicherungsrechtliche Besserstellung?
Nein, eine Faustformel gibt es nicht. Zur Ermittlung verwenden wir eine zertifizierte Software, die die Lücken centgenau ermittelt.
Beitragsbemessungsgrenze
Die Beitragsbemessungsgrenze ist die Einkommensgrenze, bis zu der Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden. Für 2025 liegt sie bei der Kranken- und Pflegeversicherung bei 66.150€ jährlich (5.512,50€ monatlich) und bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 96.600€ jährlich (8.050€ monatlich). Erstmals gilt sie bundeseinheitlich.
Minijob
Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung mit einer monatlichen Verdienstgrenze von 556€ (ab 2025). Minijobber sind in der Regel nur rentenversicherungspflichtig und können sich davon befreien lassen. Die jährliche Verdienstgrenze beträgt 6.672€.
Midijob
Ein Midijob bezeichnet Beschäftigungsverhältnisse im Übergangsbereich zwischen 556,01€ und 2.000€ monatlich (ab 2025). Midijobber zahlen reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, erhalten aber volle Leistungsansprüche.
Grundfreibetrag
Der steuerliche Grundfreibetrag sichert das Existenzminimum. Für 2025 beträgt er 12.096€ für Ledige und 24.192€ für Verheiratete. Einkommen bis zu dieser Höhe bleibt steuerfrei.
Sachbezüge
Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, die Arbeitnehmer als Sachlohn zusätzlich zum Barlohn erhalten. Bis zu 50€ monatlich können steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden. Beispiele: Warengutscheine, Tankgutscheine, Essensgutscheine, Vergünstigungen, Mahlzeiten, Arbeitskleidung, Eintrittskarten oder Dienstwagen zur Privatnutzung. Sachbezüge gehören zu den 80+ Bausteinen der Lohnkosten-Optimierung.
Corporate Benefits
Corporate Benefits sind betriebliche Zusatzleistungen für Mitarbeiter. Dazu gehören Jobtickets, Gesundheitsförderung, Essensmarken, Tankgutscheine oder Firmenwagen. Viele Corporate Benefits können steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden und erhöhen die Arbeitgeberattraktivität.
Kinderfreibetrag
Der Kinderfreibetrag beträgt 2025 3.336€ je Elternteil (6.672€ gesamt). Zusätzlich gibt es den BEA-Freibetrag von 1.464€ je Elternteil für Betreuung, Erziehung oder Ausbildung. Das Finanzamt prüft automatisch, ob Kindergeld oder Freibeträge günstiger sind.
Jahresarbeitsentgeltgrenze
Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflichtgrenze) liegt 2025 bei 73.800€. Arbeitnehmer, die mehr verdienen, können zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung wählen.
Zusätzlichkeitserfordernis
Seit 2020 müssen steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Eine Umwandlung oder Anrechnung auf den regulären Lohn ist nicht mehr zulässig.
Sachbezugswerte
Die amtlichen Sachbezugswerte für 2025 betragen: Verpflegung monatlich 333€ (Frühstück 2,30€, Mittag-/Abendessen je 4,40€). Unterkunft wird nach ortsüblicher Miete bewertet.
Mobilitätsbudget
Ein Mobilitätsbudget ermöglicht Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern verschiedene Verkehrsmittel steuerbegünstigt zur Verfügung zu stellen. Dies kann ÖPNV-Tickets, Carsharing, E-Bikes oder andere nachhaltige Mobilitätsformen umfassen.
Betriebsrente
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist eine Zusatzrente über den Arbeitgeber. Bis zu 3.624€ jährlich (4% der Beitragsbemessungsgrenze) sind sozialversicherungsfrei, bis zu 7.248€ steuerfrei. Arbeitgeber müssen 15% Zuschuss leisten.
Dienstwagen
Bei Privatnutzung eines Dienstwagens entsteht ein geldwerter Vorteil. Die Versteuerung erfolgt nach der 1%-Regelung (monatlich 1% des Bruttolistenpreises) oder per Fahrtenbuch. Für E-Autos gelten reduzierte Sätze.
Homeoffice-Pauschale
Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6€ pro Tag, maximal 1.260€ jährlich (210 Tage). Sie kann alternativ zu Fahrtkosten geltend gemacht werden. Arbeitgeber können zusätzlich 50€ monatlich für Internetkosten steuerfrei erstatten.
Unfallversicherung
Die gesetzliche Unfallversicherung ist eine Pflichtversicherung für alle Arbeitnehmer. Die Beiträge trägt allein der Arbeitgeber. Sie deckt Arbeitsunfälle, Wegeunfälle und Berufskrankheiten ab.
Vermögenswirksame Leistungen
Vermögenswirksame Leistungen (VL) sind Geldleistungen des Arbeitgebers bis zu 40€ monatlich. Sie werden in bestimmte Anlageformen (Bausparvertrag, Fondssparplan etc.) eingezahlt. Je nach Einkommenshöhe gibt es staatliche Förderungen.
Entfernungskilometer
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind mit 30 Cent je Entfernungskilometer als Werbungskosten absetzbar (sog. Entfernungspauschale). Für die Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung maßgebend. Allerdings wird eine längere Strecke akzeptiert, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig benutzt wird (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 4 EStG).
Warum ist Lohnkosten-Wissen wichtig?
Das Verständnis von Lohnkosten und deren Optimierungsmöglichkeiten ist der Schlüssel zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig reduzierten Personalkosten. Mit dem richtigen Wissen über:
- Nettolohnoptimierung - Mehr Gehalt ohne Mehrkosten
- Sachbezüge - Steuerfreie Zusatzleistungen nutzen
- Mitarbeiter Benefits - Attraktive Vergütungspakete schnüren
- Corporate Benefits - Moderne Mitarbeiterangebote implementieren
können Sie als Arbeitgeber Ihre Arbeitgeberattraktivität steigern und gleichzeitig Ihre Lohnnebenkosten senken.
Haftungsausschluss: Unsere Beiträge stellen ausschließlich unverbindliche Informationen dar – ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität. Es handelt sich dabei um keine Rechts- oder Steuerberatung und erhebt keinesfalls den Anspruch, eine solche darzustellen oder zu ersetzen.
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