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Ganz klar: Die Lohnkosten sind der größte Kostenblock im Unternehmen, auch der größte Kostentreiber. Zu den Lohnkosten gehören der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt der Arbeitnehmer, die gesetzlichen und freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers, die Ausgaben für Umlagen sowie die Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Um die Gesamtheit des Themas abzubilden, wird oft auch von Personalkosten gesprochen.

Zu den Lohnkosten zählen:

• Der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt des Arbeitnehmers, von dem die arbeitnehmerseitigen Sozialversicherungsbeiträge für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Lohn- und Kirchensteuer abgeführt werden.
• Die gesetzlichen Leistungen des Arbeitgebers, was die arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung der Arbeitnehmer meint.
• Die freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers, die aus 80+ Bausteinen bestehen und die steuerbefreit oder steuerbegünstigt sowie sozialversicherungsfrei sind, wie z. B. Urlaubsgeld in Form der Erholungsbeihilfe, Tankgutscheine und Home-Office-Equipment.
• Die Ausgaben für Umlagen seitens des Arbeitgebers, die als Umlage U1 bis U3 die Lohn- bzw. Gehaltsfortzahlungen im Krankheitsfall, den Mutterschutz und das Insolvenzgeld finanzieren.
• Die Beiträge an die Berufsgenossenschaft seitens des Arbeitgebers, die an die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung abgeführt werden.

Lohnkosten lassen sich gesetzeskonform gestalten. Und zwar so, dass Arbeitnehmer regelmäßig jeden Monat mehr Netto vom Brutto erhalten, während der Arbeitgeber zugleich seine Abgabenlast senkt. Die entsprechenden Hebel sind die freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn bzw. Gehalt gewährt werden. 80+ Bausteine aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht stehen dafür ganz legitim zur Verfügung. 

Erfolgt die Bezahlung eines Arbeitnehmers nach Stunden, spricht man vom Lohn (auch: Stundenlohn). Die Höhe des monatlich gezahlten Lohns bzw. Monatslohns hängt also davon ab, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer gearbeitet hat. Erfolgt die monatliche Bezahlung jedoch in Höhe einer festen Summe, spricht man von Gehalt bzw. Monatsgehalt.

Der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt ist das Arbeitsentgelt, das einem Arbeitnehmer auf Basis seines Arbeitsvertrags zusteht. Gemeint ist der Geldbetrag, von dem die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer noch nicht abgezogen sind. Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer also von Lohn oder Gehalt sprechen, meinen sie den Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt. Man nennt dieses Brutto auch Arbeitnehmerbrutto.

Der Nettolohn bzw. das Nettogehalt ist der Geldbetrag, den ein Arbeitnehmer nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben vom Arbeitgeber auf sein Bankkonto überwiesen bekommt oder in Form von Sachbezügen erhält. Vereinfacht lässt sich festhalten: Bruttolohn bzw. Bruttogehalt minus Steuern und Sozialabgaben ist gleich Nettolohn bzw. Nettogehalt.

Die Gesamtkosten für einen Arbeitnehmer sind das Arbeitgeberbrutto. Insofern ist das Arbeitgeberbrutto die Summe aller Lohnkosten, die im Zusammenhang mit einem Arbeitnehmer entsteht. In der Regel beträgt das Arbeitgeberbrutto etwa das 1,7-fache des Arbeitnehmerbruttos.

Gesetzliche Vorgaben: Dazu gehören der allgemeine gesetzliche Mindestlohn, die festgelegten Sozialabgaben (z. B. die Höhe der Renten- und Krankenkassenbeiträge), aber auch die Lohngestaltung per Lohnkosten-Optimierung, die die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Möglichkeiten voll ausschöpft.

Tarifverträge: In großen Unternehmen (z. B. Industrie-Unternehmen) werden Arbeitnehmer nach Tarif bezahlt. In kleinen und mittleren Unternehmen hingegen ist hinsichtlich der Löhne und Gehälter oft eine Anlehnung an Tarifverträge üblich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Branchenüblichkeit: Viele Unternehmen kalkulieren Löhne und Gehälter anhand des Branchenüblichen. Denn der Vergleich zu anderen Unternehmen ist wichtig, um in der Bindung und Gewinnung von Mitarbeiterin wettbewerbsfähig zu bleiben.

Sachbezüge sind geldwerte Vorteile, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber als Sachlohn erhalten. Also alles neben dem Barlohn. Sachbezüge sind z. B. Vergünstigungen, die Beteiligung des Arbeitgebers an Unterkunftskosten, Mahlzeiten, Arbeitskleidung, zudem Benzingutscheine, Eintrittskarten und Einkaufsgutscheine. Auch ein Dienstwagen, der vom Arbeitnehmer privat genutzt werden darf, gehört dazu. Von einem geldwerten Vorteil geht man immer dann aus, wenn der Arbeitnehmer (mehr) Geld ausgeben müsste, um die gleiche Leistung privat zu erwerben. 

Gut zu wissen: Sachbezüge, die freiwillig zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährt werden, gehören zu den 80+ Bausteinen der Lohnkosten-Optimierung. 

Vorteile für Arbeitgeber: Der Arbeitgeber muss bis zur Höhe von 50 Euro auf Sachbezüge keine Sozialversicherungsbeiträge abführen. Durch Zahlung einer Pauschalsteuer in Höhe von 25 % sind Steuern und Sozialabgaben abgegolten.

Vorteile für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer erhalten dann den Sachbezug in voller Höhe ohne jeglichen Abzug und sparen so die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge.

Für die Lohnkosten-Optimierung (auch: Entgelt-Optimierung) stehen uns 80+ Bausteine zur Verfügung. Diese Bausteine sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers. Hier ein paar Beispiele für diese Bausteine, mit denen sich die Lohnkosten optimieren lassen:

• Fahrtkostenzuschuss: Unternehmen dürfen Arbeitnehmern für 15 Arbeitstage pro Monat 30 Cent pro gefahrenem Kilometer als Zuschuss auf den Nettolohn aufschlagen – und das steuer- und sozialabgabenfrei.
• Tankgutscheine und Einkaufsgutscheine für den Supermarkt: Sachbezüge dieser Art sind in Höhe von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter ebenfalls steuerfrei.
• Fahrräder oder E-Bikes: Diese Mittel der nachhaltigen Mobilität dürfen Arbeitgeber seit 2019 ihren Arbeitnehmern zur privaten Nutzung überlassen – steuerfrei, zusätzlich zum Lohn oder Gehalt. Die Steuerbegünstigung gilt bis 2030. Ausgenommen davon sind S-Pedelecs oder andere Kraftfahrzeuge.
• Aufmerksamkeiten: Sachbezüge wie Blumen, Genussmittel, ein Buch oder Tonträger zu persönlichen Anlässen (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Beförderung, Verabschiedung) sind bis 60 Euro pro Mitarbeiter pro Anlass ebenfalls steuer- und sozialabgabenfrei. Es wird empfohlen, die Anzahl von drei Aufmerksamkeiten pro Jahr nicht zu übersteigen.
• Smartphones, Notebooks oder Tablets: Wenn Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern diese Endgeräte zur privaten Nutzung überlassen, ist auch das steuerlich begünstigt.
• Gutscheine für eigene Produkte: Im Wert von bis zu 1.080 Euro pro Jahr dürfen Arbeitgeber Gutscheine für eigene Produkte an ihre Arbeitnehmer verteilen, ohne dass dafür Steuern oder Sozialabgaben zu zahlen sind. Hierbei kann bei der Ermittlung des Verkaufspreises ein Abzug in Höhe von 4 % auf den üblichen Verkaufspreis vorgenommen werden.
• Betriebliche Altersvorsorge (bAV): 2024 sind Zahlungen des Arbeitgebers zur bAV bis zum Betrag von 3.624 Euro jährlich beitragsfrei in der Sozialversicherung. Für die Steuer gilt der Freibetrag von 7.248 Euro jährlich.
• Betreuung nicht-schulpflichtiger Kinder: Die tatsächlichen Kosten für diesen Baustein dürfen Arbeitgeber steuer- und sozialabgabenfrei in voller Höhe übernehmen. Die Kosten sind entsprechend nachzuweisen.
• Rückenschule, Yogakurs, Massagen & Co.: Bis zu 600 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer sind für die Prävention machbar. Doch müssen die Gesundheitsmaßnahmen von zertifizierten Anbietern durchgeführt werden.
• Erholungsbeihilfen zur Kräftigung und Erhaltung der allgemeinen Gesundheit: Mit diesem Baustein dürfen Arbeitgeber pro Jahr bis zu 156 Euro für den Arbeitnehmer, 104 Euro für deren Ehepartner und 52 Euro pro Kind an den Arbeitnehmer auszahlen, damit diese Zuwendung steuer- und sozialabgabenfrei bleibt. Der Arbeitgeber versteuert dann die Summe pauschal mit 25 %.
• Essenszuschüsse: Arbeitgeber können das Mittagessen ihrer Mitarbeiter mit bis zu 7,23 Euro an 15 Arbeitstagen pro Monat (also bis 108,45 Euro monatlich) steuerfrei bezuschussen. Je nach Gestaltung ist das für den Arbeitgeber komplett steuerfrei umsetzbar.

Ziemlich clever: Die Lohnkosten-Optimierung (auch: Entgelt-Optimierung) erhöht den Nettolohn bzw. das Nettogehalt der Arbeitnehmer, ohne deren Brutto zu erhöhen. Die Basis dafür: die freiwilligen zusätzlichen Leistungen des Arbeitgebers. Das sind steuerfreie oder steuerlich begünstigte sowie sozialabgabenfreie Zuschüsse – und insofern: enorme Benefits. 80+ Bausteine stehen dafür gesetzeskonform zur Verfügung.

Die Zuschüsse sind für Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei oder zumindest steuerlich stark begünstigt. Und auch der Arbeitgeber spart Steuern und Sozialabgaben, es fallen keine Umlagen an. 

Gut zu wissen: Die 80+ Bausteine der Lohnkosten-Optimierung sind freiwillige Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn bzw. Gehalt gezahlt werden. Je nach Baustein gibt es verschiedene Abrechnungsmöglichkeiten, diese in der Lohnbuchhaltung darzustellen. Hier gilt es, die jeweils vorteilhafteste Variante zu ermitteln und umzusetzen.

Mehr Netto vom Brutto für die Arbeitnehmer und zugleich weniger Abgabenlast für den Arbeitgeber – das ist der größte Vorteil der Lohnkosten-Optimierung. Viele weitere Vorteile sind damit verbunden. Hier der Überblick:

• Bessere Mitarbeiterbindung durch mehr Netto
• Leichtere Mitarbeitergewinnung durch mehr Netto
• Mehr Liquidität fürs Unternehmen durch weniger Lohnkosten (Steuern und Sozialabgaben werden gespart, die Lohnnebenkosten steigen nicht)
• Mehr Prüfsicherheit bei Lohn- und Sozialversicherungsprüfungen dank sauber durchdachter Lohnkosten-Architektur
• Zufriedenere Mitarbeiter durch bedarfsgerechte Lohnabrechnung
• Mehr Lohngerechtigkeit zwischen bestehenden und neuen Mitarbeitern und dadurch ein entspanntes Betriebsklima
• Mehr Souveränität im Umgang mit Lohnfragen
• Größerer Wettbewerbsvorteil am Markt

Hat die Lohnkosten-Optimierung Nachteile? 

Nein. Die Lohnkosten-Optimierung hat keinerlei Nachteile für Unternehmen. Jedoch sollte sie von Experten wie Personaldiamant durchgeführt werden, die die Lohnkosten-Optimierung umfassend dokumentieren und richtig umsetzen. Nur so sind Arbeitgeber bei späteren Prüfungen seitens des Finanzamtes und der Sozialversicherungsträger auf der sicheren Seite und brauchen keine Nachzahlungen zu fürchten.

Wichtig: Oft wird ins Feld geführt, dass die Arbeitnehmer durch das gestiegene Nettogehalt, ohne dass es gleichzeitig zu einer Erhöhung des steuerpflichtigen Bruttogehalts kommt, hinsichtlich der Ansprüche auf Rente, Kranken- oder Arbeitslosengeld benachteiligt wären. Dies kann durch den von uns empfohlenen Baustein der sozialversicherungsrechtlichen Besserstellung vollkommen entkräftet werden. Wir können aufgrund unseres Datenmodells centgenau berechnen, wie hoch diese Ansprüche ausfallen und dann mit diesem Baustein kompensieren. 

Die Lohnnebenkosten sind die Ausgaben eines Arbeitgebers, die zusätzlich zum Bruttolohn bzw. Bruttogehalt eines Arbeitnehmers anfallen. Die Lohnnebenkosten unterscheiden beim Entgelt nicht zwischen Löhnen und Gehältern.

Die Lohnnebenkosten setzen sich aus 4 Posten zusammen:

1. Posten der Lohnnebenkosten: Die Sozialabgaben des Arbeitgebers (Sozialversicherungsbeiträge und Umlagebeiträge)

Die Sozialversicherungsbeiträge sind per se der größte Posten der Lohnnebenkosten. Sie werden von den Arbeitgebern direkt an die jeweiligen Versicherer abgeführt. Dazu gehören die Beiträge für 5 Sozialversicherungen:

• Die Krankenversicherung ist in Deutschland für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer Pflicht. Sie sichert die medizinische Versorgung der Versicherten im Krankheitsfall.
• Die Rentenversicherung sorgt für Rentenzahlungen im Ruhestand und greift auch im Fall verminderter Erwerbsfähigkeit. Für Arbeitnehmer ist diese Versicherung Pflicht, nicht jedoch für Selbstständige, die sich freiwillig versichern können.
• Die Pflegeversicherung greift, wenn Menschen auf Pflege angewiesen sind, wie dies bei körperlichen und/oder geistigen Beeinträchtigungen sowie im Alter der Fall sein kann. Diese Versicherung ist für alle Pflicht. In einer gesetzlichen Krankenversicherung ist sie immer enthalten. Wer jedoch privat krankenversichert ist, muss sich auch privat pflegeversichern.
• Die Arbeitslosenversicherung hilft Arbeitnehmern im Falle einer Erwerbslosigkeit durch die Zahlung von Arbeitslosengeld. Für Arbeitnehmer ist diese Versicherung Pflicht. Selbstständige können sich entsprechend privat versichern.
• Die Unfallversicherung unterstützt Betroffene finanziell nach Berufsunfällen und bei berufsbedingten Krankheiten. Für Arbeitnehmer ist diese Versicherung Pflicht. Arbeitgeber zahlen die entsprechenden Beiträge an die Berufsgenossenschaften. Selbstständige können sich privat versichern, müssen das aber beantragen.

Der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge umfasst zudem 3 Umlagebeiträge:

• Die Umlage 1 (U1) garantiert die anteilige Lohn- bzw. Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall. Diese wird durch die Krankenkasse des Arbeitnehmers geleistet. Die Höhe des monatlichen Beitrags unterscheidet sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. In der Regel übernehmen die Krankenkassen im Krankheitsfall 40 bis 80 Prozent des Bruttolohns bzw. Bruttogehalts, was die Arbeitgeber entscheiden. Unternehmen, die regelmäßig weniger als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, sind zu dieser Umlage verpflichtet. Unternehmen mit mehr als 30 Arbeitnehmern nehmen an diesem Umlageverfahren nicht teil und tragen das finanzielle Risiko für Krankheitsaufwendungen allein.
• Die Umlage U2 (U2) sichert die 100%ige Lohn- und Gehaltsfortzahlung von Arbeitnehmerinnen, die sich im Mutterschutz befinden. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, in diese Umlage einzuzahlen. An diesem Umlageverfahren nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber teil. Diese Umlage wird vom laufenden Arbeitsentgelt aller Beschäftigten erhoben.
• Die Umlage U3 (U3) hilft Arbeitnehmern im Falle einer Insolvenz ihres Arbeitgebers. Kann der Arbeitgeber aufgrund von Insolvenz die Löhne bzw. Gehälter nicht mehr zahlen, übernimmt die Agentur für Arbeit diese Zahlungen für bis zu 3 Monate, finanziert aus der Umlage U3. Diese Umlage ist grundsätzlich für alle Arbeitgeber Pflicht und ist für alle Arbeitnehmer zu entrichten. Der Umlagesatz beträgt 0,06 %, eine Bagatellgrenze gibt es nicht.

Wichtig: Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils zur Hälfte. Krankenkassen haben die Pflicht, diese vier Beiträge sowie die Umlagen U1, U2 und U3 einzuziehen und unter den verschiedenen Versicherern aufzuteilen. 

2. Posten der Lohnnebenkosten: Kosten für Aus- und Weiterbildung

Wenn Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer durch Schulungen, Trainings oder Coachings weiterbilden oder weiterbilden lassen, fallen Lohnnebenkosten an. Dazu gehören: die Kosten für die Kurse und Kursleiter, die Ausgaben für Lehrmaterialien sowie Ausgaben für die Technik oder Räume.

3. Posten der Lohnnebenkosten: Sonstige Aufwendungen

Sonstige Anwendungen bei den Lohnnebenkosten sind:

• Berufsbekleidung
• Anwerbungskosten
• Umzugskosten
• Einrichtungsbeihilfen (Leistungen, die ein Arbeitgeber neuen Arbeitnehmern bewilligt, um den Beginn des neuen Jobs zu erleichtern)

4. Posten der Lohnnebenkosten: Abgaben auf Lohn- bzw. Gehaltssumme oder auf die Beschäftigtenzahl

Dieser Posten der Lohnnebenkosten umfasst alle Abgaben, die ein Unternehmen in Bezug auf die Summe aller gezahlten Löhne oder Gehälter pro Mitarbeiter zahlt, wie beispielsweise die Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Es gibt folgende Lohnformen (auch: Entgeltformen):

• Gehalt
• Zeitlohn
• Stundenlohn
• Honorar
• Prämienlohn
• Unternehmerlohn
• Gewinnbeteiligung

Die Lohnarten sind ein wichtiger Begriff und Faktor in der (Lohn-)Buchhaltung. Dazu gehören zum Beispiel:

• Bruttolohn
• Nettolohn
• Sozialabgaben
• Lohnsteuern
• Überstundenzuschläge
• Sonderzahlungen
• Einmalzahlungen
• Fahrgelder
• Provisionen
• Dienstwagen
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Damit für Arbeitnehmer klar erkennbar ist, wie sich ihr monatlicher Lohn (oder ihr monatliches Gehalt) zusammensetzt, sind alle Lohnarten und Abzüge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzeln aufgeführt.

Ganz einfach: Wenn man alle gezahlten Löhne und Gehälter plus alle arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge, die freiwilligen Leistungen und sonstigen Kosten addiert, dann ergibt sich diese Formel bzw. Kalkulationsgrundlage:

Bruttolöhne bzw. Bruttogehälter x 1,7 = Tatsächliche gesamte Höhe der Lohnkosten bzw. Personalkosten